کلاس های VIP پایه دهم تابستان 99 لینک خبرها
دسته‌بندی:   مشاوره

تنظیم وقت

تنظیم وقت

زمان نامحدود است، اما ما فرصت کمی داریم. عباراتی مثل "فرصت سرخاراندن ندارم" و "زمان مثل برق و باد میگذرد " و "وقت زیادي دارم" نشان می دهد که روي زمان کنترل نداریم، یا اینکه آنقدر وقت اضافی داریم که نمیدانیم خودمان را چگونه سرگرم کنیم. 

برخی هم به قدري از حداقل زمان ها به نحو احسن استفاده می کنند که باعث شگفتی ما می شوند. حقیقت این است که زمان یک موجود بیطرف است و براي همه یکسان می گذرد. تنظیم وقت نوعی مهارت است و نیازمند خویشتن داري پاسخ است. به عبارتی براي اینکه بفهمید چرا از وقت خود به نحو احسن استفاده نمی کنید، ابتدا باید نگاهی به خودتان و کارهایتان بیندارید.

در ابتدا براي پاسخ به افرادي که معتقدند نمی توانند فشار زمان را کم کنند و برنامه روزانه شلوغی دارند اصل پارتو را معرفی می کنیم. طبق این اصل که به قانون 80-20 هم معروف است، 80 درصد نتایج از 20 درصد کارها حاصل می شود، درحالی که 80 درصد فعالیت ها، 20 درصد نتیجه را به بار می آورد. ضعف در مدیریت زمان عجله زیاد، تأخیر مداوم، انگیزه و انرژي پایین، ناکامی، بیطاقتی، سرگردانی بین کارهاي مختلف، مشکل در تعیین اهداف، اهمال کاري، کمال گرایی، پرداختن به جزییات، احساس درماندگی به خاطر فشار کاري، عدم جراتمندي و واگذار نکردن کارها به دیگران از شاخص هاي ضعف در تنظیم وقت محسوب می شوند.

جوهره تنظیم وقت، دانستن این نکته است که در زندگی چه ارزش هایی دارید و به دنبال چه اهدافی هستید و وقت کافی براي رسیدن به اهداف اختصاص دهید و از وقت خود به نحو مطلوبی استفاده کنید. بااین حال، وقتی ارزش ها و اهداف خود را شناختید به این معنی نیست که زمان خودبه خود تحت اختیار شما قرار خواهد گرفت، بلکه نیاز دارید ببینید چقدر از وقتتان در کارهایی تلف می شود که مربوط به اهداف شما نیستند. این فرایند از یک طرف نیازمند اتخاذ فکرها و رفتارهایی جدید است و از طرف دیگر، جنگیدن با موانع تغییر (جسارت نداشتن و کمال گرایی) است تا بتوانید از زمان به نحو مؤثري استفاده کنید.

اهداف و ارزش هاي خود را مشخص کنید. ارزش ها به شما کمک می کنند تا بدانید چه چیزهایی در زندگی براي شما مهم هستند. ارزش ها بسیاري از اعمال و تصمیم هاي ما را بدون اینکه متوجه باشیم، جهت می دهند. هدف از روشن سازي ارزش ها این است که از تأثیر آن ها آگاه شوید و آنچه را که در زندگی فعلی تان برایش ارزش قائل می شوید، بشناسید و به آن ها اذعان کنید. اگر بدانید چه ارزش هایی را برگزیده اید و یا آن ها زندگی می کنید، می توانید مؤثرتر از گذشته به زندگی خود ادامه دهید.

برخی از ارزش هاي مهم عبارت اند از امنیت اقتصادي، شغل خوب، روابط صمیمانه، دوستان خوب، سلامت جسمی، رفتار منصفانه با دیگران، زندگی خانوادگی، استفاده درست از وقت، مسافرت و سخت کوشی. اگر به راحتی نمی توانید ارزش هاي زندگی خود را شناسایی کنید از این پیشنهاد استفاده کنید.

فرض کنید در بستر بیماري هستید و به زندگی گذشته خود فکر می کنید. بخش هاي خوب زندگی شما کدام بودند؟ چه چیزهایی باعث شده بود تا آن ها خوشایند و لذت بخش باشند؟ اگر قرار باشد ادامه زندگی را بهتر کنید چه تغییراتی در آن ایجاد می کنید؟ وقتی فهمیدید که چه چیزهایی براي شما اهمیت دارند، میتوانید آن ها را در غالب اهداف بریزید و دنبال کنید. به خاطر داشته باشید که در تعیین اهداف به قواعد زیر دقت کنید.

  • هدف باید اختصاصی باشد.
  • هدف باید قابل سنجش باشد.
  • هدف باید دستیافتنی باشد.
  • هدف باید واقعبینانه باشد.

و در یک بازه زمانی تعریف شود. در این صورت اهداف در بازه هاي زمانی مختلف تعیین می شوند. اهداف بلند مدت را به اجزاي کوچک تر تقسیم کنید. دقت کنید که اهداف تان با ارزش هایتان همخوان باشند.

بازنگري وقت

وقتی ارزش و اهداف خود را تعیین کردید، مرحله بعدي این است که ببینید وقتتان چطور میگذرد. براي دستیابی به این هدف از یک جدول زمان بندي استفاده کنید. در این جدول همه فعالیت هایی را که در طول روز انجام می دهید به همراه زمانی که براي آن صرف می کنید را ثبت کنید. به خاطر داشته باشید که بلافاصله بعد از اتمام فعالیت زمان را یادداشت کنید، چون با مرور زمان از دقت کار کاسته می شود. اگر این کار براي شما سخت بود فعالیت هاي خود را ساعت به ساعت ثبت کنید. یا دو یا سه بار زمان در روز تعیین کنید و فعالیت ها را یادداشت کنید. تهیه جدول زمان بندي در ابتدا سخت و پرفشار به نظر می رسد، اما به تدریج متوجه خواهید شد که دشوار نیست و البته وقتی متوجه نتایج حاصل از آن شدید، بیشتر به آن باور خواهید داشت.

تعیین اولویت هاي کاري

براي این منظور میتوانید فعالیت هاي خود را برحسب فوریت و اهمیت اولویت بندي کنید. بر این اساس میتوان فعالیت ها را به چهار دسته تقسیم کرد:

  • فوري و با اهمیت
  • غیر فوري اما با اهمیت
  • فوري اما بی اهمیت
  • غیر فوري و بی اهمیت

فعالیت هاي نوع اول؛ فعالیت هایی را در برمی گیرد که وقت کم و بحران پیش آمده است. اگر وقت خود را بیش ازحد صرف مشکلات فوري کنید، ممکن است در معرض ابتلا به مشکلات شغلی قرار بگیرید. در فعالیت هاي نوع دوم این امکان براي شما وجود را که از قبل براي آن ها برنامه ریزي کنید. مراقب باشید که این فعالیت ها را دست کم نگیرید، چون ممکن است بلافاصله تبدیل به کار فوري و ضروري شوند. فعالیت هاي نوع سوم بیشتر فعالیت هایی را شامل می شوند که به درخواست دیگران صورت می گیرد. مثل اینکه کسی از شما بخواهد به جاي او در جلسه شرکت کنید. این فعالیت ها هم مثل گروه اول واکنش به وقایع هستند با این تفاوت که براي شما از اهمیت کمتري برخوردار هستند. فعالیت هاي نوع چهارم به نظر سرگرم کننده هستند. این فعالیت ها نه مهم هستند و نه فوري و بهتر است از برنامه شما حذف شوند.

همانطور که در بالا اشاره شده، بیشتر وقت شما باید به فعالیت هاي مهم ولی غیر فوري اختصاص پیدا کند. تأکید روي آنچه براي شما اهمیت دارد، ممکن است خود خواهانه باشد اما ما اسمش را به صورت دقیق تر می گذاریم مصلحت شخصی یعنی شما منافع و اهداف خودتان را در درجه اول اهمیت و منافع سایرین مخصوصاً افراد مهم زندگی را در اولویت دوم قرار می دهید. ممکن است خیلی ها برداشت کنند که چنین کاري خودخواهی است ولی اگر در زندگی به اهداف خود دست پیدا نکنید، در محل کار و خانه با همکاران و نزدیکان چگونه رفتار می کنید؟ آیا رسیدن شما به اهدافتان روي رفتار شما با دیگران تأثیر نمیگذارد؟ اگر وضعیت شما خوب باشد، بیشتر احتمال دارد به دیگران کمک کنید و براي آن ها مفید واقع شوید.

ممکن است استفاده از تنظیم وقت براي در نظر گرفتن اولویت هاي زندگی کاري ساده و پیش پا افتاده جلوه کند. اما با این حال، مشکلات عاطفی به عمل درآوردن تنظیم وقت را به تأخیر می اندازد یا جلوي آن را می گیرد. براي مثال ممکن است از نه گفتن به همکارتان که درخواست کرده کار بیشتري انجام دهید، طفره بروید تا مبادا شما را تائید نکنند و نظرش راجع به شما منفی شود. این مشکلات هیجانی برنامه تنظیم وقت را به تأخیر می اندازند. برنامه تنظیم وقت کامل نخواهد شد مگر اینکه مؤلفه کنترل هیجان نیز به آن افزوده شود.

نظم بیشتر در کارها
براي اینکه نظم بیشتري در کارهاي خود بدهید، روي یک برگه بنویسید؛ کارهایی که باید انجام بدهم و براي هر یک از آن ها اولویت و مهلت زمانی تعیین کنید. به عنوان مثال نمره 1 به کارهایی که در اولویت بالا قرار میگیرند، نمره 2 به کارهاي رده متوسط و نمره 3 را به کارهایی اختصاص دهید که اولویت خاصی ندارند. سعی کنید از تمام کارهایی که وقت شما را تلف می کنند اجتناب کنید چون با انجام این کارها نتیجه ارزشمندي نصیب شما نمی شود. داشتن کارهاي زیاد و با اولویت بالا نشان دهنده این است که نمی توانید بین آنچه ضروري است و آنچه در مرتبه بعدي قرار می گیرید، تفکیک قائل شوید. بهتر است یک کار را تمام کرده و سپس دنبال کار بعدي بروید.

درصورتی که کاري که در حال انجام آن هستید خیلی بزرگ و یا پیچیده باشد، آن را به بخش هاي کوچک تر تقسیم کنید و براي هر بخش زمان خاصی را در نظر بگیرید. برنامه تنظیم وقت خود را مدام تغییر ندهید، چون در این صورت گرفتار جزییات و امور بی اهمیت می شوید که به جاي اینکه یاور شما در کارهایتان باشد، بیشتر جلو پاي شما سنگ می اندازد. شب قبل از آنکه بخوابید چند دقیقه صرف برنامه ریزي فعالیت هاي اصلی خود براي روز بعد کنید. وقتی فردا رسید دست به کار شوید و یاز، برنامه را تغییر ندهید.

اوج عملکرد در اوج وقت

براي انجام کار باکیفیت باید ببینید چه مواقعی بهتر کار می کنید. کارهاي مهم و دشوار خود را زمانی انجام دهید که از بالاترین میزان انرژي خود برخوردار هستید. به ساعت بیولوژیک بدن خود دقت کنید. بر این اساس کارهاي مهم خود را در زمان هایی که هوشیاري بیشتري دارید انجام دهید و این زمان ها را به راحتی از دست ندهید.

اگر تنظیم وقت در زندگی شما حاکم شده باشد، بایستی شواهد پیشرفت هایی از این قبیل باشد: افزایش انرژي، بهرهوري، انگیزه، احساس کنترل، قاطعیت، پیشرفت و موفقیت بیشتر. از همه مهم تر اینکه باید براي انجام فعالیت هاي مهم خود وقت کافی داشته باشید.

نتیجه گیري

تنظیم مؤثر زمان به این معنی نیست که براي هر ثانیه از روزتان برنامه داشته باشید بلکه به این معناست که بیشتر وقت خود را جهت رسیدن به اهدافتان صرف کنید. مانند هر تغییر دیگري باید بر مهارت هاي تنظیم وقت به صورت روزانه نظارت کنید تا دوباره مشکل شما عود نکند. وقت طلاست و هر ثانیه که میگذرد بازگشتی ندارد، بنابراین بکوشیم از آن طوري استفاده کنیم تا بعداً دچار پشیمانی نشویم.

منبع: مرکز مشاوره دانشگاه صنعتی شریف

برچسب‌ها:
دیگر مقالات سایت
مدیریت ترس و اضطراب در مواجهه با کرونا ویروس

مدیریت ترس و اضطراب در مواجهه با کرونا ویروس

کروناویروس بالاخره به ایران هم رسید. البته قابل پیش بینی هم بود و کاملاً طبیعی است که از این بحران سلامتی در حال گسترش، احساس نگرانی کنیم. شکی نیست که در مورد شیوع فعلی...

مهم ترین نشانه های خلاقیت در کودکان

مهم ترین نشانه های خلاقیت در کودکان

مهم ترین نشانه های خلاقیت در کودکان که به تست خلاقیت هم احتیاجی ندارند اشاره می کنیم.

شوالیه، سر آیزاک نیوتن

شوالیه، سر آیزاک نیوتن

بهترین توصیف شاید این باشد، مردی که بدون او حتما درس فیزیک بسیار ساده‌تر بود.

اسحاق نیوتن یک فیزیکدان و ریاضیدان بود که اصول ف...